Mandat de gestion locative : qui gère les sinistres ?
Réponse directe. Le mandat de gestion locative oblige l'agence à informer le bailleur du sinistre, à coordonner les déclarations et à suivre les travaux pour le compte du propriétaire. Le locataire reste tenu de déclarer son propre sinistre à son assureur dans les 5 jours. La responsabilité finale de l'indemnisation est partagée entre les assureurs concernés, pas l'agence.
Ce que prévoit le mandat de gestion
Régi par la loi Hoguet (loi n° 70-9 du 2 janvier 1970), le mandat de gestion locative confie à un professionnel l'administration d'un bien : encaissement des loyers, relations locataires, gestion des sinistres.
L'agence agit en représentation du bailleur. Elle n'est pas l'assureur, ni partie au contrat d'assurance. Sa mission : faire en sorte que le sinistre soit déclaré, suivi et clos dans les règles.
Les obligations de l'agence
- Réceptionner l'alerte du locataire (téléphone, e-mail, courrier).
- Informer le bailleur sans délai.
- Déclarer le sinistre à l'assurance PNO si le bailleur lui en a confié mandat exprès.
- Coordonner avec le syndic si parties communes touchées.
- Diligenter les travaux dans les limites du mandat (souvent plafond unitaire au-delà duquel l'accord du bailleur est requis).
- Suivre l'expertise et transmettre les justificatifs.
- Tenir un compte-rendu transmis périodiquement au bailleur.
Ce que l'agence ne fait pas
- Elle n'avance pas l'indemnisation à la place de l'assureur.
- Elle ne contestele pas une décision d'expertise (cela relève du bailleur ou d'un expert d'assuré).
- Elle ne se substitue pas à l'assurance du locataire.
Le poids administratif réel
Sur un portefeuille moyen de 200 lots gérés, on compte 25 à 40 sinistres par an (étude AGEA et données sectorielles). Chaque dossier représente entre 8 et 15 actions : déclaration, relances, devis, expertise, validation, suivi paiement. C'est ce qui sature les équipes de gestion.
La répartition concrète
| Acteur | Rôle |
|---|---|
| Locataire | Déclare à son assureur dans 5 jours. Limite les dégâts. Permet l'accès au logement. |
| Agence | Informe le bailleur. Déclare à l'assurance PNO si mandatée. Coordonne expertise et travaux. |
| Bailleur | Décide des travaux structurels. Valide les devis hors mandat. Encaisse l'indemnisation. |
| Syndic | Gère sinistres en parties communes. Pilote l'IRSI au-delà d'un certain seuil. |
Quand externaliser le suivi des sinistres
L'externalisation à un service spécialisé (type conciergerie administrative) devient pertinente quand :
- Le portefeuille dépasse 150-200 lots.
- Le taux de sinistres > 12 % par an.
- Les retards de traitement génèrent des relances locataires.
- Le coût horaire interne dépasse le coût de prestation externalisée.
FAQ
L'agence est-elle responsable si elle oublie de déclarer un sinistre ?
Oui. En tant que mandataire professionnel, elle engage sa responsabilité civile professionnelle (assurance RCP obligatoire loi Hoguet) si une faute de gestion fait perdre au bailleur le bénéfice d'une indemnisation.
Le locataire peut-il déclarer le sinistre directement à l'agence ?
Oui, c'est même la pratique courante. L'agence transmet ensuite à l'assureur PNO et coordonne. Le locataire doit en parallèle déclarer à son propre assureur.
Que faire si l'agence ne traite pas le sinistre ?
Mise en demeure écrite (LRAR), puis saisine de la chambre syndicale (FNAIM, UNIS) ou résiliation du mandat pour faute. La RCP de l'agence peut être actionnée si un préjudice est démontré.
L'agence peut-elle refuser de gérer un sinistre ?
Non si le mandat le prévoit. Elle peut en revanche refuser d'engager des dépenses au-delà du plafond fixé sans accord du bailleur.
Combien d'heures représente un sinistre moyen pour une agence ?
Entre 4 et 8 heures réparties sur 2 à 4 mois pour un dégât des eaux standard. Davantage pour un incendie ou un sinistre complexe (>15 heures).
Besoin d'aide pour gérer un sinistre ? OKOA est une conciergerie administrative dédiée aux sinistres IARD. Nous prenons en charge l'intégralité des démarches : déclaration, suivi, relances, transmission des justificatifs.